mWARE
Mware Document Management System
Organizatiile din ziua de astazi se confrunta adesea cu o crestere a volumului de documente si
continut nestructurat, care rezulta in urma abordarii punctuale a activitatilor.
Atunci, aceste organizatii trebuie sa adopte o strategie de a stoca intr-o zona unitara tot continutul care se genereaza, sa arhiveze continutul istoric pe baza unor reguli clar stabilite si sa activeze latura de proces de business pentru acest continut.
MWARE DMS este un produs care isi propuna sa rezolve toate aceste probleme legate de content intr-o organizatie, prin intermediul unei interfete WEB internationalizabila in orice limba. Sistemul are la baza documentul, un obiect de content (imagine, video, sunet, document din suita office, fisiere binare precum si orice alt tip de document) usor de accesat care poate avea un set de atribute (metadate) configurabile de catre utilizator si impachetabile sub forma de profile de documente (care au cate un set specific de metadate).
MWARE DMS este construita pe platforma tehnologica Alfresco si ofera urmatoarele functionalitati globale:
1. Modul de gestiune a documentelor
Modulul de gestiune a documentelor are o componenta de server, care este realizata utilizand tehnologie JAVA/SOA, asigurand astfel un grad ridicat de integrare cu alte tehnologii compliante. Fiind un sistem dezvoltat pe tehnologie Java, el poate fi instalat pe majoritatea platformelor OS existente si poate fi legat la majoritatea bazelor de date cunoscute pentru a stoca informatiile (metadatele) si continutul documentelor.
General
- Interfata organizata in spatii/proiecte
- Spatii de lucru personal pentru fiecare utilizator
- Continut organizat pe ierarhii de folder
- Gestionarea intregului flux de viata al documentelor
- Integrare cu Windows Desktop pentru lucru offline si sincronizare ulterioara si Microsoft Office (Checkin, Checkout, preluare mesaje email si atasamente)
- Export / Import structuri si continut
- Checkin, Checkout, Copiere/Mutare, Stergere, Partajare
- Versionare continut (metadata si continut specific, istoric versiuni, revenire la o versiune anterioara, versiuni minore/majore, contributori istorici etc.), versiunile pot avea formate distincte
- Blocare a continutului la checkou
- Conversie a continutului pentru vizualizare si adnotare (text, documente office, fisiere multimedia, XML, PDF etc.) direct din browse
- Previzualizare direct din browser pentru tipuri clasice de documente (office, texte, calcul tabelar, imagini JPG, TIFF, PDF)
- Cos de gunoi, cu functie de restaurare sau stergere permanenta
- Mutare/Stergere in masa
- Upload multiplu prin functii de tip drag & drop
- Zona de lucru, unde utilizatorul isi marcheaza anumite documente de interes
- Generator de documente pe baza sabloanelor predefinite (import/export sabloane, definire metadate, suport formate multiple – office, pdf, txt etc.
- Integrare cu servere email pentru notificarea utilizatorilor
- Digital Asset Management
o gestiune a continutului multimedia (imagini, video, audio etc.)
o redimensionare si rotire imagini
o preluarea automata a metadatelor implicite aferente fisierelor multimedia folosind standardele EXIF/IPTC
o indexare a continutului multimediaDigital Asset Management - Flexibilitate, prin configurare
- Zona speciala pentru adaugarea documentelor in regim de asistenta a utilizatorilor prin ghidarea lor asupra modalitatilor de adaugare a documentelor
- Clipboard pentru gestionarea documentelor ce urmeaza a fi mutate
- Ierarhii de documente bazate pe dosare si posibilitatea exportului (partial) de ierarhii in format XML.
Tipuri de documente si Metadate
- Informatii tip de document (nume, descrire etc.)
- Definirea unui set de metadate pentru fiecare tip
- Restrictionare spatii/proiecte la un anumite tipuri de documente
- Tipuri de metadate diferite (text, data, numeric, boolean etc.)
- Grupare a metadatelor pe tipuri/profile de documente si grupuri de metadate
Cautare
- Cautare pe baza de cuvinte cheie in metadate sau continut (full text search)
- Cautare simpla/avansata
o Atribute individuale (autor, data creare, data modificare, conttributor, flux etc.)
o Operatori logici
- Salvarea profilelor de cautare pentru reutilizare ulterioara
- Fatete pentru filtrarea rezultatelor cautarii (metadate, tipuri de documente)
- Identificare a documentelor duplicat
- Integrare cu Solr, Google Search, Oracle SES
- Schimbarea cu usurinta a formatului de afisare al rezultatelor cautarii
Fluxuri de lucru
- Mecanism avansat de fluxuri de lucru
- Definire fluxuri folosind standardul BPMN
- Creare/gestiune a fluxurilor prin intermediul unui instrument grafic web
- Asociere fluxuri de lucru la tipuri de documente
Optical Character Recognition
- Recunoastere si indexare text prin extragerea informatiei din documente scanate
- Integrare cu sisteme de mesagerie electronica
- Integrare cu faxuri
- Incarcare automata a documentelor din anumite zone
2. Modulul de raportare
Modulul de raportare permite generarea de rapoarte predefinite despre:
- Volumul continutul
- Volumul continutului creat de un anumit user / departament
- Fluxurile in lucru / fluxurile terminate
- Continutul arhivat
- Activitatea utilizatorilor (acces, activitati etc
Modulul de raportare permite schimbarea foarte facila a modului de prezentare al raportului (modificare a titlurilor coloanelor, ordinea acestora etc.) precum si a ordinii rezultatelor si filtrare pe acestea si permite generarea oricarui tip de raport privind continutul, putand salva diferitele cereri / cautari care se fac in sistem pentru apelare ulterioara.
3. Modului de arhivare (management al inregistrarilor)
Legislația, reglementările din industrie și cerințele de conformitate din cadrul organizatiilor creaza nevoia de gestionare in siguranta a continutului pe toata durata lui de viata. Solutiile traditionale de management al inregistrarilor s-au concentrat mai mult pe caracteristici functionale si nu pe nevoie individuala a utilizatorilor de a gestiona durata de viata a continutului.
Legislația, reglementările din industrie și cerințele de conformitate din cadrul organizatiilor creaza nevoia de gestionare in siguranta a continutului pe toata durata lui de viata. Solutiile traditionale de management al inregistrarilor s-au concentrat mai mult pe caracteristici functionale si nu pe nevoie individuala a utilizatorilor de a gestiona durata de viata a continutului.
- Declararea inregistrarilor din orice punct al interfetei grafice
- Spatiu de lucru dedicat pentru gestiunea inregistrarilor· Automatizarea proceselor de declarare si clasare a continutului in conformitate cu regulile
- Automatizarea proceselor de declarare si clasare a continutului in conformitate cu regulile de business ale organizatiilor
- Planuri de fisiere dinamice pentru a intampina dificultatile intampinate de utilizatori cu privire la cum si unde se claseaza inregistrarile
Continutul existent in sistemul de gestiune a documentelor MWARE DMS poate fi in prealabil filtrat pe baza unor criterii si arhivat, apoi exportat in format ZIP si in alte formate similare (tar, rar etc). Aceasta actiune va reduce dimensiunea stocului activ de continut.
- Functie de export in ZIP, RAR, TAR etc.
- Functie de import
- Arhivare numai a anumitor versiuni ale unui document (specificate explicit)
Arhivarea poate reloca obiectele de continut in zone speciale, bazat pe reguli configurabile in functie de metadate, tipuri sau profile de document etc, zone care pot sa aiba aceasi strcutura/ierarhie precum in locatia initiala.
Continutul arhivat poate fi in continuare regasit la efectuarea unei cautari simple sau complexe, la fel ca si continutul nearhivat. Zona de obiecte arhivate poate fi restrictionata (in termeni de access si regasire la seach), avand implicit securitatea mostenita de la cel care realizeaza arhiva si/sau a utilizatorilor ce au contribuit la document (acestea putand fi configurate). Utilizatorii ce realizeaza arhivarea vor avea drepturi pe documentele arhivate de ei.
In momentul in care utilizatorul manipuleaza un obiect de continut arhivat, el va observa in aceasi interfata un indicator specific care sa indice stadiul de „Arhivat” al acestuia.
- Interfata unitara cu utilizatorul
- Functie de restaurare
Obiectul de continut arhivat poate fi oricand restaurat in zona din care a provenit.
- Definirea de secvente de registratura pentru diverse scopuri (intrarea documentului in sistem, iesirea documentului din sistem)
- Gestiunea de secvente (adagare, stergere). Sistemul permite si definirea de secvente de inregistrare cu alocare de intervale.
- Modul de incrementare al acestor secvente poate fi configurat sa se intample respectand niste reguli predefinite.
- Valorile acestor secvente pot sa aiba prefixuri si sufixuri prestabilite.
Sistemul dispune de un sistem de creere a unor zone speciale de documente cu scopul de a le inregistra. In componenta de arhivare, sistemul asigura copia fidela a caii de acces catre document.
4. Modulul de securitate
- MWARE DMS permite accesul utilizatorilor pe baza de username si parola
- Interfata WEB este accesibila pe internet
- Accesul in aplicatie se face avand acces doar la continutul pe care motorul de securitate il releva, in functie de drepturile fiecaruia.
- Sistemul poate fi accesat in mai multe sesiuni simultane de catre acelasi utilizator.
- Utilizatorii isi pot seta ca si preferinta limba in care doresc sa l-i se arate interfata.
Sistemul permite un numar nelimitate de utilizatori si de profile de utilizatori. Acestia vor avea setate atribute precum nume, prenume, pozitie in organizatie, date personale, poza de profil, telefon, etc (configurabile).
- Utilizatorii pot fi structurati in grupuri de utlizatori care pot sa aiba diferite roluri (administratori, contributori, vizualizare) in functie de contextul (spatiul) in care se afla.
- Aceste grupuri se pot inlantui in mod ierarhic si pot mosteni securitatea pe linie de subordonare, precum si pot avea detaliate (suprascris peste parinte) rolurile pe care le au.
Fiecarui element din sistem (spatiu, dosar, unitate de continut) i se poate configura securitatea, asociind grupuri de utlizatori sau utilizatori si actiunea pe care acestia pot sau nu pot sa o faca (citire document, actualizare, stergere, adaugare versiune noua, comentariu, actualizare metadata, arhivare, publicare, control global – configurabil etc).
La cererea explicita a utlizatorului, acestuia i se poate creea un spatiu personal.
Pentru a veni in intampinarea impersonarii, sistemul permite ca pentru o perioada definita de timp, un utlizator sa poata sa impersoneze (sa preia responsabilitatile si drepturile) unui alt utilizator.
Pentru administrarea aplicatiei, va exista un rol de administrator, care va putea accesa un modul de administrare din cadrul aceseiasi aplicatii MWARE DMS.
5. Modulul de fluxuri de lucru
Fluxurile de lucru sunt latura business a continutului pe care MWARE DMS o ofera si activeaza posibilitatea definirii cursului de evenimente pentru procesari sau aprobari din cadrul organizatiei.
- Definirea acestor fluxuri se realizeaza in interiorul aplicatiei, prezentata WEB,
- Gestionarea fluxurilor se face folosind un editor grafic care are ca si caracteristica principala modul usor si simplu de a definii procesele si subprocesele
- Fluxurile pot fi actualizate sau sterse.
- Aceste actiuni ce se pot face prin intermediul modului de fluxuri nu necesita instalarea vreunui add-on (precum Flash)
- Nu necesita cunostinte avansate de programare din partea utilizatorului.
Fluxurile vor permite definirea de activitati in serie (una dupa alta, secvential) sau in paralel. Pot exista puncte de distribuire a activitatilor catre mai multi utilizatori / grupuri cat si puncte de unificare a procesarii.
- Un flux sau o grupare (serie sau paralel) de activitati poate avea oricate activitati.
Acest modul este accesibil din interfata unitara web a MWARE DMS, la fel ca si toate celelalte functionalitati ale sistemului.
El este insa accesibil numai utilizatorilor cu drepturi speciale de vizualizare / gestionare fluxuri.
- Sistemul de fluxuri este integrat cu sistemul de operare,
- Un document poate fi transmis pe un flux de lucru direct din navigatorul sistemului de operare utilizat, prin intermediul dosarelor virtuale definite pe acesta.
Mecanismul de fluxuri permite:
- timere, care pot seta o anumita perioada de timp care daca trece, fluxul va inainte conform unor reguli configurabile
- drept de veto unui anumit utilizator in circumstante de asemeni configurabile.
- Aprobarea sau rejectarea documentelor utilizand SMS.
- Definirea de fluxuri specifice pentru anumite profile de documente. Acestea vor conduce documentul prin diferitii pasi definiti catre utilizatori sau grupuri ce reprezinta departamente sau pozitii.
- Aceste fluxuri respecta standardul BPMN, fiind astfel in linie cu standardele in domeniu.
Notificari
- In momentul cand un anumit flux ajunge la un anumit utilizator / grup, acesta (acestia) vor primii un mesaj de notificare
- Sau un email (configurabil) care sa ii avertizeze de aceasta.
- Astfel, un utilizator care va primii o sarcina va fi anuntat.
- Aceste mesaje vor fi vizibile intr-o sectiune speciala de „Activitatile mele”
- sau in casuta de email (dupa caz)
Transparenta
- Utilizatorii implicati intr-un anumit flux vor putea vizualiza startile prin care fluxul a trecut
- Vizualizarea starilor documentului in diferitele etape ale fluxului prin intermediul unei scheme grafice.
- Schema distributiei activitaii si / sau a unificarii procesarii pe flux (pentru cazurile cand aceasta provine de la mai multi utilizatori / grupuri).
- Descrierea detaliata a activitatii(lor) prin care documentul a fost procesat.
Pentru orice sarcina rezultata din fluxuri, sistemul va genera automat un numar de sarcina. Daca o anumita sarcina va fi escaladata, atunci va mai primii inca un numar de sarcina generat automat.
6. Modulul grafic (WEB) de interactiune cu utilizatorul
- este prietenoasa cu utlizatorul
- intuitiva
- simpla
- orientata pe a accelera procesele
- incurajeaza performanta
- duce la eficienta
Interfata WEB a MWARE DMS are urmatoarele caracteristici principale:
Aceasta este disponibila in limba romana, insa ofera suport multi-lingvistic (fiind disponibilia si in engleza, franceza, germana si in majoritatea limbilor de circulatie internationala).
Interfata reprezinta punctul unic de access catre toate functionalitatile sistemului, accessul fiind filtrat conform normelor de securitate (drepturile de acces)
- Nu este necesara reautentificarea pentru a comuta dintr-un modul in altul al aplicatiei, module in care utilizatorul are acces.
- Aceste functionalitati sunt omogene din punct de vedere tehnologic (au ca suport aceleasi tehnologii) cat si ca prezentare grafica, oferind un sentiment placut utlizatorului printr-o interfata atractiva si unitara (fonturi, culori etc).
- Interfata va fi dotata cu iconite specifice pentru ficare modul.
Interfata utlizatorului este personalizabila (adica fiecare utilizator poate sa-si modifice modul in care sunt asezate in pagina componentele – exceptie fac componentele principale pentru care asezarea va coincide idiferent de roulul acestora – , teme de culori etc).
- Interfata va permite prin intermediul functiei de „breadcrumbs” identificare facila a locului unde utlizatorul se afla in aplicatie
- Identificarea locului in aplicatie se face si cu ajutorul de icoane / imagini explicative despre module. Sistemul afiseaza si calea de acces catre locatia curenta
- Sistemul actualizeaza toate layouturile de navigare conform cu locatia curenta.
- In momentul cand utilizatorul se afla cu cursorul mouse-ului pe unul dintr obiectele de continut, icoana acestuia se schimba ca si culoare, indicand utilizatorului pozitia.
- Fiecare zona a aplicatiei este prevazuta cu ajutor contextual.
- Panoul instructiunilor de lucru este menit sa aduca mai aproape si organizat informatii relevante (documente trimise, documente primite, adaugare documente etc)
Motorul de cautare va avea un punct unic de access si va regasi continut in toate modulele platformei, metoda fiind una unitara.
In orice moment si pozitie in aplicatie, utilizatorul poate sa schimbe limba interfetei fara sa afecteze pozitia din aplicatie. De asemenea, continutul ajutorului contextual va fi adaptat limbii selectate
Aplicatia web permite navigarea inapoi si inainte pentru usurarea navigatiei.
Vizualizarea continutului se poate face prin intermediul structurii arborescente care grupeaza continutul, iar continutul unui dosar poate fi afisat
- ca lista, pentru care exista posibilitate de refresh si de export a listei in format xls.
- ca vizualizare compacta sau dupa iconite (thumbnails).
- In modul lista, utilizatorul poate sa filtreze aceasta lista si sa-i reordoneze obiectele de continut dupa criterii precum crescator / descrescator dupa nume, data, autor etc.
- Navigarea in continut se poate face si dupa taguri (etichetele documentelor), care pot fi deferentiate in functie de numarul de utilizari.
7. Modulul grafic (MOBIL) de interactiune cu utilizatorul
MWARE DMS Mobile este varianta mobila a platformei MWARE DMS si este disponibil pentru iOS si Android. Acest modul permite
- navigarea in structura de continut din cadrul platfromei DMS
- cautarea de continut atat simpla cat si complexa,
- salvare a criteriilor de cautare si rularea ulterioara.
Prin intermediul MWARE DMS Mobile, se poate
- Incarca continut digital de orice tip (text, office, pdf, multimedia – imagini, filme, sunete)
- partaja cu alti utilizatori pentru a imbunatatii colaborativitatea si in mediul mobil.
La nivel de authoring, platforma mobila permite editarea si salvarea continutului si bookmarkurilor pe acesta, putand sa se salveze documentul (sa se incarce in platforma DMS sau sa se incarce o versiune noua a unui document existent).
Modulul mobil permite si previzualizarea documentelor de tip imagine, pdf sau office precum si vizualizarea atributelor (metadelor) acestor documente, starilor de flux sau starii de „Checked out”. Prin interfata mobila se poate si aproba / rejecta un document.
Securitatea se aplica pentru aplicatia mobila exact la fel ca si pentru cea WEB
Caracteristici tehnice
Compatibilitate
- Linux (CentOS 5/6, RHEL 5/6, SUSE 11, Ubuntu 12, Oracle Enterprise Linux 5/6)
- Unix (AIX, HP-UX, Mac OS X, Solaris 11 etc.)
- Windows Server (2012, 2008 R2)
Servere de Aplicatie
- Tomcat
- JBoss
- MWARE Application Server
- Oracle WebLogic Server
- IBM Websphere
Java
Baze de date
- MySQL
- Microsoft SQL Server
- Oracle 11g
- PostgreSQL
- IBM DB2
Cloud
- Amazon EC2
- Elastic Beanstalk
- VMWARE
- Oracle VM
Browsere
- Internet Explorer 8+
- Safari 5.0+
- Mozilla Firefox 3.0+
- Opera 7.0+
- Google Chrome 20+
Integrare
- Kofax
- Amazon S3
- Ephesoft Enterprise
- EMC Centera
- MWARE Portal
- XAM
- Google Docs
Standarde si Tehnologii
General
- AJAX
- Java J2EE/JEE, JSF
- JSR 170
- WebDAV
- SOAP, WSDL
- XML, XPath, XSL
- UTF8
- IMAP
- Sharepoint Protocol
- JSR-168
- CMIS
- OpenSearch
- RSS 2.0, Atom 1.0
- EXIF, IPTC
Limbaje Scripting
- Javascript
- Jython
- WebScript
Servicii Web
- Suport pentru Java, PHP, Ruby, .NET
- WS-Security
- WebDAV
- JSON
- REST
- SOAP
SOA
- Integrare cu platforme ESB (MWARE ESB, Mule, ServiceMix)
- Sistem de permisiuni extensibil
Securitate
- Suport SSL/TLS
- Integrare cu directoare LDAP
- Integrare cu platforme SSO (MWARE IAM, Oracle Access Manager, Novell Identity Manager, SUN Identity Manager, OpenSSO, CAS, SiteMinder, Tivoli, JOSSO, JAAS, Netegrity)
- Criptare a datelor si a continutului folosind DES, MD5 si RSA
- Actualizari automate prin verificarea si aplicarea de update-uri si patch-uri de securitate
- Mecanism de autentificare extensibi
Performanta
- Clustering cu posibilitate de Scale Up si Scale Out
- Fire de executie multiple
- Balansare a incarcarii
