Mware Document Management System

Organizatiile din ziua de astazi se confrunta adesea cu o crestere a volumului de documente si
continut nestructurat, care rezulta in urma abordarii punctuale a activitatilor.

Atunci, aceste organizatii trebuie sa adopte o strategie de a stoca intr-o zona unitara tot continutul care se genereaza, sa arhiveze continutul istoric pe baza unor reguli clar stabilite si sa activeze latura de proces de business pentru acest continut.

MWARE DMS este un produs care isi propuna sa rezolve toate aceste probleme legate de content intr-o organizatie, prin intermediul unei interfete WEB internationalizabila in orice limba. Sistemul are la baza documentul, un obiect de content (imagine, video, sunet, document din suita office, fisiere binare precum si orice alt tip de document) usor de accesat care poate avea un set de atribute (metadate) configurabile de catre utilizator si impachetabile sub forma de profile de documente (care au cate un set specific de metadate).

MWARE DMS este construita pe platforma tehnologica Alfresco si ofera urmatoarele functionalitati globale:

1. Modul de gestiune a documentelor

Modulul de gestiune a documentelor are o componenta de server, care este realizata utilizand tehnologie JAVA/SOA, asigurand astfel un grad ridicat de integrare cu alte tehnologii compliante. Fiind un sistem dezvoltat pe tehnologie Java, el poate fi instalat pe majoritatea platformelor OS existente si poate fi legat la majoritatea bazelor de date cunoscute pentru a stoca informatiile (metadatele) si continutul documentelor.

General
Tipuri de documente si Metadate
Cautare
Fluxuri de lucru
Optical Character Recognition

2. Modulul de raportare

Modulul de raportare permite generarea de rapoarte predefinite despre:

Modulul de raportare permite schimbarea foarte facila a modului de prezentare al raportului (modificare a titlurilor coloanelor, ordinea acestora etc.) precum si a ordinii rezultatelor si filtrare pe acestea si permite generarea oricarui tip de raport privind continutul, putand salva diferitele cereri / cautari care se fac in sistem pentru apelare ulterioara.

3. Modului de arhivare (management al inregistrarilor)

Legislația, reglementările din industrie și cerințele de conformitate din cadrul organizatiilor creaza nevoia de gestionare in siguranta a continutului pe toata durata lui de viata. Solutiile traditionale de management al inregistrarilor s-au concentrat mai mult pe caracteristici functionale si nu pe nevoie individuala a utilizatorilor de a gestiona durata de viata a continutului.

Legislația, reglementările din industrie și cerințele de conformitate din cadrul organizatiilor creaza nevoia de gestionare in siguranta a continutului pe toata durata lui de viata. Solutiile traditionale de management al inregistrarilor s-au concentrat mai mult pe caracteristici functionale si nu pe nevoie individuala a utilizatorilor de a gestiona durata de viata a continutului.

Continutul existent in sistemul de gestiune a documentelor MWARE DMS poate fi in prealabil filtrat pe baza unor criterii si arhivat, apoi exportat in format ZIP si in alte formate similare (tar, rar etc). Aceasta actiune va reduce dimensiunea stocului activ de continut.

Arhivarea poate reloca obiectele de continut in zone speciale, bazat pe reguli configurabile in functie de metadate, tipuri sau profile de document etc, zone care pot sa aiba aceasi strcutura/ierarhie precum in locatia initiala.

Continutul arhivat poate fi in continuare regasit la efectuarea unei cautari simple sau complexe, la fel ca si continutul nearhivat. Zona de obiecte arhivate poate fi restrictionata (in termeni de access si regasire la seach), avand implicit securitatea mostenita de la cel care realizeaza arhiva si/sau a utilizatorilor ce au contribuit la document (acestea putand fi configurate). Utilizatorii ce realizeaza arhivarea vor avea drepturi pe documentele arhivate de ei.

In momentul in care utilizatorul manipuleaza un obiect de continut arhivat, el va observa in aceasi interfata un indicator specific care sa indice stadiul de „Arhivat” al acestuia.

Obiectul de continut arhivat poate fi oricand restaurat in zona din care a provenit.

Sistemul dispune de un sistem de creere a unor zone speciale de documente cu scopul de a le inregistra. In componenta de arhivare, sistemul asigura copia fidela a caii de acces catre document.

4. Modulul de securitate

Sistemul permite un numar nelimitate de utilizatori si de profile de utilizatori. Acestia vor avea setate atribute precum nume, prenume, pozitie in organizatie, date personale, poza de profil, telefon, etc (configurabile).

Fiecarui element din sistem (spatiu, dosar, unitate de continut) i se poate configura securitatea, asociind grupuri de utlizatori sau utilizatori si actiunea pe care acestia pot sau nu pot sa o faca (citire document, actualizare, stergere, adaugare versiune noua, comentariu, actualizare metadata, arhivare, publicare, control global – configurabil etc).

La cererea explicita a utlizatorului, acestuia i se poate creea un spatiu personal.

Pentru a veni in intampinarea impersonarii, sistemul permite ca pentru o perioada definita de timp, un utlizator sa poata sa impersoneze (sa preia responsabilitatile si drepturile) unui alt utilizator.

Pentru administrarea aplicatiei, va exista un rol de administrator, care va putea accesa un modul de administrare din cadrul aceseiasi aplicatii MWARE DMS.

5. Modulul de fluxuri de lucru

Fluxurile de lucru sunt latura business a continutului pe care MWARE DMS o ofera si activeaza posibilitatea definirii cursului de evenimente pentru procesari sau aprobari din cadrul organizatiei.

Fluxurile vor permite definirea de activitati in serie (una dupa alta, secvential) sau in paralel. Pot exista puncte de distribuire a activitatilor catre mai multi utilizatori / grupuri cat si puncte de unificare a procesarii.

Acest modul este accesibil din interfata unitara web a MWARE DMS, la fel ca si toate celelalte functionalitati ale sistemului.

El este insa accesibil numai utilizatorilor cu drepturi speciale de vizualizare / gestionare fluxuri.

Mecanismul de fluxuri permite:
Notificari
Transparenta

Pentru orice sarcina rezultata din fluxuri, sistemul va genera automat un numar de sarcina. Daca o anumita sarcina va fi escaladata, atunci va mai primii inca un numar de sarcina generat automat.

6. Modulul grafic (WEB) de interactiune cu utilizatorul

Interfata WEB a MWARE DMS are urmatoarele caracteristici principale:

Aceasta este disponibila in limba romana, insa ofera suport multi-lingvistic (fiind disponibilia si in engleza, franceza, germana si in majoritatea limbilor de circulatie internationala).

Interfata reprezinta punctul unic de access catre toate functionalitatile sistemului, accessul fiind filtrat conform normelor de securitate (drepturile de acces)

Interfata utlizatorului este personalizabila (adica fiecare utilizator poate sa-si modifice modul in care sunt asezate in pagina componentele – exceptie fac componentele principale pentru care asezarea va coincide idiferent de roulul acestora – , teme de culori etc).

Motorul de cautare va avea un punct unic de access si va regasi continut in toate modulele platformei, metoda fiind una unitara.

In orice moment si pozitie in aplicatie, utilizatorul poate sa schimbe limba interfetei fara sa afecteze pozitia din aplicatie. De asemenea, continutul ajutorului contextual va fi adaptat limbii selectate

Aplicatia web permite navigarea inapoi si inainte pentru usurarea navigatiei.

Vizualizarea continutului se poate face prin intermediul structurii arborescente care grupeaza continutul, iar continutul unui dosar poate fi afisat

7. Modulul grafic (MOBIL) de interactiune cu utilizatorul

MWARE DMS Mobile este varianta mobila a platformei MWARE DMS si este disponibil pentru iOS si Android. Acest modul permite

Prin intermediul MWARE DMS Mobile, se poate

La nivel de authoring, platforma mobila permite editarea si salvarea continutului si bookmarkurilor pe acesta, putand sa se salveze documentul (sa se incarce in platforma DMS sau sa se incarce o versiune noua a unui document existent).

Modulul mobil permite si previzualizarea documentelor de tip imagine, pdf sau office precum si vizualizarea atributelor (metadelor) acestor documente, starilor de flux sau starii de „Checked out”. Prin interfata mobila se poate si aproba / rejecta un document.

Securitatea se aplica pentru aplicatia mobila exact la fel ca si pentru cea WEB

Caracteristici tehnice

Compatibilitate
Servere de Aplicatie
Java
Baze de date
Cloud
Browsere
Integrare

Standarde si Tehnologii

General
Limbaje Scripting
Servicii Web
SOA
Securitate
Performanta